Piensa en la importancia que tiene la gestión de stock para cualquier empresa. No sólo es fundamental en grandes naves industriales o en el comercio de bienes. También en empresas que comercializan un producto o servicio, una inadecuada rotación de materiales y piezas hace pasar del beneficio a la quiebra. La contabilidad de costes es un aspecto clave para optimizar la estructura de costes que conlleva cualquier actividad empresarial y el stock una parte primordial de esta estructura.
Se trata en todo caso de minimizar las esperas ante pedidos, tomando como base una disponibilidad máxima de inventario con una mínima inversión, tanto en espacio de almacenaje como de cantidad invertida en su compra. La clave está en alinear las funciones de la gestión empresarial y que la gestión de stocks vaya en consecuencia.
Debes tener en cuenta que el coste de almacenaje se pude comer tu beneficio. ¿porqué es tan elevado ese coste? porque no sólo se trata de tener un dinero parado (el de la compra de las mercaderías), también debes sumar los gastos inherentes: alquileres o costes fijos del almacén, sueldos del personal, riesgos (seguros, mermas, accidentes) y en muchos casos conservación, como gastos de aclimatación para que la conservación sea la óptima.
Suma además, los costes administrativos y de gestión de pedidos, que en función de los lugares de expedición puede ser muy complicado en tiempo, forma, además del coste logístico de introducir una mercancía en otro territorio.
Por todo ello piensa la manera de optimizar el tratamiento que le das a tu stock de materiales, producto semiterminado, o de producción finalizada, sin que corras riesgos de rotura de stock.
Cómo mejoro mi gestión de stock
Para empezar, debes pensar en modo general, para luego tomar decisiones sobre qué herramientas o criterios seguir. Ten en cuenta la experiencia que te aporta tu modelo de negocio, la cadena de suministros que necesitas y el nivel de existencias que debes tener para no paralizar tu actividad. Tampoco te fíes de ofertas fabulosas a la hora de comprar, si luego vas a tener esos productos parados meses y meses (con el riesgo que comporta).
Parte de la idea de que debes tener todo perfectamente registrado y con datos actualizados en todo momento. No uses hojas de Excel desconectadas y de factura manual, escoge programas y procedimientos lo más integrados posible en tu sistema informático.
Criterios para diseñar un stock físico
Otro de los aspectos que debes tener claro es el tipo de stock que manejas. Hay varias maneras de clasificar los stocks, para que lo tengas claro, lo ideal es distinguir entre stocks funcionales u operacionales.
Los funcionales pueden ser:
- Stock de seguridad. El stock mínimo necesario para mantener la actividad normal.
- Stock máximo. Todo el que el almacén permite disponer.
- Stock de ciclo. El habitual para atender una demanda normal para un plazo máximo de entrega dado.
- Stock estacional. Disponible ante demandas en determinados momentos.
- Stock especulativo. Si se esperan ventas desmesuradas de un determinado bien.
- Stock muerto. Compuesto por productos obsoletos.
Los Stocks operativos se clasifican en:
- Stock óptimo. Es la cantidad que nos aporta más rentabilidad, teniendo en cuenta los costes de su almacenaje.
- Stock cero. Criterio de almacenaje del sistema productivo Just in Time, en el que se pide sobre demanda y no se disponen de piezas en fábrica, sino que el fabricante las envías de manera coordinada a nuestra producción.
- Stock disponible. Cantidad almacenada más los pedidos en curso.
- Stock neto. Cantidad almacenada menos las ventas en curso.
Sistema ABC
Este sistema de gestión de almacenes hace hincapié en los productos que más contribuyen a nuestro beneficio. El método ABC e basa en la regla de Pareto (80-20) por la cual el 80% de nuestro valor total vendrá representado por el 20 % de los artículos que tenemos.
El sistema ABC permite conocer más sobre nuestros productos. Aprende más sobre este sistema en el artículo específico que le han dedicado nuestros compañeros de Cursos Femxa
Optimización del stock
Existen varias claves para optimizar el stock, una correcta previsión es fundamental, desde luego, pero también otras, como una descatalogación de referencias a tiempo, que nos evita que se conviertan en obsoletos, y por tanto en pérdidas. O la decisión de entrada de nuevos productos. En ese sentido debes plantearte la introducción de más referencias en tu stock después de responder a ciertas preguntas:
- ¿Cómo gestionamos ese nuevo producto? ¿Con ofertas y promociones?
- ¿Podemos hacer cálculos en base a la demanda de productos sustitutivos?
- ¿Esa referencia se va a comer a otras existentes?
software de gestión de stock
Hoy en día existen innumerables soluciones informáticas para ayudar a la gestión del inventario y a mejorar la gestión de stock. Podrás escogerlas dependiendo del tamaño y presupuesto de tu empresa, pero ten en cuenta que hay programas, módulos y plugins específicos para las tiendas online, accede a este enlace para ver algunos ejemplos. Si tienes un ecommerce, valora mejorar su gestión con un aplicativo específico para tu CMS
La clave de cualquier sistema es que se integre con tus sistemas, y si tienes un ERP mejor que mejor. Se trata de automatizar al máximo el proceso para que los datos estén siempre actualizados.
Si te interesa este tema, es que eres como yo, un apasionado de la productividad y estás siempre pensando cómo mejorar y hacer más fáciles y directos tus procesos de trabajo. En ese caso te recomiendo que te formes en profundidad sobre la gestión de stocks con cursos de formación para el empleo, gratuitos y a los que tienes derecho como trabajador.
