La Factura Electrónica

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En un post anterior analizábamos los aspectos más importantes en relación con la emisión de facturas: sujetos obligados, requisitos, datos que debe contener, etc.

Puedes consultarlo haciendo clic aquí.

Como continuación del mismo, vamos a analizar hoy, de forma clara y sencilla, los principales interrogantes que te puedan surgir en relación con un tipo determinado de factura: la factura electrónica.

¿Qué es la factura o facturación electrónica?

La facturación electrónica consiste en la transmisión de facturas (o documentos análogos) entre emisor y receptor por medios electrónicos (p.ej. ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados cualificados.

Dicho de otra forma:

Es un fichero, con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medio de un ordenador a otro ordenador y que posee unas características que aseguren su autenticidad e integridad.

Por tanto, la factura electrónica tiene la misma validez legal que las facturas emitidas en papel.

Son documentos equivalentes.

¿Qué ventajas tiene la factura electrónica?

Presenta, entre otras, las siguientes ventajas:

  • Ahorro de costes
  • Mejora de la eficiencia
  • Integración con las aplicaciones de gestión interna de las empresas
  • Optimización de la tesorería
  • Obtención de información en tiempo real
  • Reducción de tiempos de gestión
  • Agilidad en la toma de decisiones
  • Administración y contabilidad automatizadas
  • Control de acciones erróneas
  • Uso eficaz de los recursos financieros
  • Flujos de transacciones agilizados

¿Por qué normas se rige la facturación electrónica?

Su regulación se recoge en los siguientes textos legales:

  • Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica la Directiva 2006/112/CE, relativa al sistema común del impuesto sobre el valor añadido, en lo que respecta a las normas de facturación
  • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
  • Orden EHA/962/2007, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior

Además, recientemente, sea publicado la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público.

Su objetivo: impulsar el uso de la factura electrónica, crear el registro contable de facturas y regular el procedimiento para su tramitación en las Administraciones públicas y las actuaciones de seguimiento por los órganos competentes.

¿Quién puede utilizar facturación electrónica?

Cualquier persona física o jurídica con capacidad para emitir facturas en papel puede emitir facturas electrónicas utilizando un certificado digital que cumpla los requisitos establecidos.

El receptor de la factura electrónica deberá disponer del software que permita verificar la firma de la factura y la identidad del emisor, así como que el certificado utilizado para la generación de la firma electrónica es válido.

¿Es necesaria autorización del cliente para emitirle factura electrónica?

Será necesaria la constancia expresa o tácita de que el destinatario ha dado su consentimiento informado a la factura electrónica.

Quien estuviera recibiendo facturas en papel, necesariamente tendrá que ser previamente informado, por ese mismo medio por parte del expedidor, de que, a partir de la fecha en que quede constancia de su aceptación, se procederá a la remisión de facturas en formato electrónico.

El consentimiento informado deberá precisar la forma en que, una vez aceptado, se procederá a recibir la factura electrónica, así como la posibilidad de que el destinatario que haya dado su consentimiento expreso o tácito pueda revocarlo y la forma en que podrá realizarse esa revocación (que deberá ser siempre posible).

¿Cómo funciona la factura electrónica?

El procedimiento de facturación electrónica está formado por dos procesos básicos y diferenciados: la emisión y la recepción de facturas.

1. En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite a éste por medios telemáticos la Factura Electrónica (que incluye una firma electrónica) y conserva Copia o Matriz (la Base de Datos).

No es necesario conservar los documentos electrónicos firmados.

2. El receptor, recibe la factura en formato digital y la conserva en soporte informático para su futura consulta e impresión, si fuera necesario.

Al ser la factura un documento firmado electrónicamente, debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez de la firma electrónica.

Dicho de forma sencilla:

Las facturas se gestionan a través de un ordenador y se transmiten de forma telemática (de un ordenador a otro).

De esta forma, se conservan en formato electrónico y, en este formato y por vía telemática, se pueden poner a disposición de la Administración Tributaria, si fuese necesario.

En definitiva, los usuarios llevan a cabo toda la operativa desde sus ordenadores.

Por tanto, ya no es necesario imprimir la factura para que ésta sea válida legal y fiscalmente, y todo el tratamiento (emisión, distribución y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero electrónico generado por el emisor.

¿Debo hacer algo si recibo una factura electrónica?

El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa:

  • Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma
  • Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, en el caso de no venir en el mismo fichero
  • Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimir en papel cuando sea necesario

¿Qué formato debe tener una factura electrónica?

El formato digital de la factura electrónica:

  • Es libre
  • Debe respetar el contenido legal exigible a cualquier factura
  • Debe hacer que se cumplan los requisitos de autenticidad e integridad

No obstante lo dicho, aunque el formato es libre, es recomendable utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido, compatible con el software del receptor (PDF, Doc, xls, Html, Xml, Edifact).

El uso de estos formatos facilita también la integración del contenido de la factura electrónica en los procesos actuales de gestión de la empresa.

¿Es posible conservar electrónicamente una factura en papel?

Sí, a través de la digitalización certificada.

La digitalización certificada es el proceso por el que se transforman las facturas recibidas en papel en electrónicas.

Para ello, no es necesario ningún permiso, aunque sí se deberá utilizar para ello un software homologado por la Agencia Tributaria.

Una vez realizada la digitalización certificada de una factura, se puede destruir el documento en papel, ya que el documento transformado tiene el carácter de “original”.

Y, ¿es posible conservar en papel una factura electrónica?

También es posible.

Para que las facturas electrónicas impresas tengan validez legal, es necesario que se impriman en formato PDF417.

Este formato incluye en el documento impreso un código en nube de puntos para su identificación y validación. Esta nube de puntos es una marca gráfica que incluye el contenido íntegro de los datos de la factura y la firma electrónica del fichero.

Para realizar este tipo de impresión, la factura electrónica ha tenido que ser emitida con un software específico que genere e incluya en la factura electrónica este código PDF417 o nube de puntos.

Esto es todo. Esperamos que te haya sido de gran utilidad.

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