La productividad es un concepto primordialmente empresarial. El rendimiento en el puesto de trabajo va ligado a cómo aprovechamos las horas efectivas de trabajo. En muchos puestos de tipo fabril, el trabajador se adapta a una cadena que ‘le lleva’ hacia un nivel de productividad laboral dado, pero ¿qué ocurre cuando hay más libertad para organizarse? ¿ Y en el plano personal y familiar…. también debemos ser productivos?
La respuesta a estas preguntas es la misma en realidad. Si no eres una persona que aproveches bien tu tiempo, no consigues llenar el tiempo disponible y notas que algo no fluye bien en la realización de tus tareas, (profesionales o personales) es porque necesitas seguir algún modelo o sistema de gestión del tiempo.
MANEJO DEL TIEMPO VS GESTIÓN DEL TIEMPO
Ante todo debemos distinguir entre modelos de manejo de tiempo y modelos de gestión del tiempo y productividad. En los primeros debemos tener en cuenta si practicamos la delegación y cómo ‘modulamos’ las horas del día para aprovechar mejor todos los minutos disponibles. Entre estos modelos a tener en cuenta están:
Uso de la Matriz de Eisenhower para priorizar las tareas y realizar un reparto del trabajo entre los miembros del equipo. Esta ténica ayuda a realizar una escala filtrando entre urgencia e importancia de las tareas que nos indica la prioridad, y por tanto cómo adaptar el tiempo para sacar adelante los temas de mayor importancia en el momento adecuado.
La técnica pomodoro (tomate en italiano, de ahí la forma de tomate de muchos temporizadores). En esta técnica se asigna el trabajo en intervalos de 25 minutos tomando descansos de 5 minutos.
La ley de parkinson (el trabajo se expande hasta llenar las tareas y se termina el tiempo disponible para su culminación).
Vídeo con tomato timer para ejemplificar la técnica pomodoro.
MODELOS DE GESTIÓN DEL TIEMPO
La intención de este artículo es hablar sobre modelos amplios de gestión del tiempo que incidan en aumentar tu productividad, y entre ellos los más destacables serían:
GTD ‘Getting Things Done’ de David Allen.
Este método se basa en no tener cosas en la cabeza que te hagan perder el tiempo pensando en hacerlas. Por tanto es un sistema de registro para que te puedas centrar en el propio desarrollo de las tareas, y no de su gestión, pudiendo ser creativo y eficiente.
David Allen lo explica pormenorizadamente en su libro ‘organízate con eficacia’ (título de la edición española de ‘Getting things done’). Pero te lo podemos resumir en su ciclo de trabajo diario, en 5 pasos:
- Recopilar
- Procesar
- Organizar
- Evaluar
- Hacer
La clave es establecer un sistema de bandejas, o libretas, o cajones, como los quieras llamar. Archiva en ellos cada tarea según su estado de cumplimiento, pero siempre comenzando desde una bandeja de entrada en la que recopilas las ideas o trabajos a llevar a cabo.
El sistema se complementa con varios niveles de realización personal con lo que obtendremos una perspectiva de nuestra vida, lo cual nos facilitará tomar decisiones sobre lo que queremos o no para ella.
Modelo ZTD de Leo Babauta
Leo Babauta decidió que el sistema de David Allen era muy complejo y creó uno nuevo, denominado ‘Zen to Done’, y lo plasmó en su libro, del mismo nombre.
Plantea un conjunto de 10 acciones o hábitos a implementar a lo largo de un año:
- Captura
- Procesa
- Planifica
- Haz
- Revisa tus listas
- Organiza
- Revisa
- Simplifica
- Crea rutinas
- Encuentra tu pasión
Una de las diferencias de ZTD es que plantea 30 días para fijar cada hábito y que no aconseja implementar varios al mismo tiempo, por eso se fija en casi un año el alcanzar el dominio de los 10 pasos.
Modelo de Bárbara Berckhan
Al igual que los otros dos autores, también tenemos un libro de referencia: ‘El arte del mínimo esfuerzo’. En esta obra Bárbara Berckhan plantea no un modelo en sí mismo sino un conjunto de actuaciones. El objetivo es liberarnos del estrés y centrarnos en las tareas de valor. La clave radica en establecer prioridades, y en base a ello dedidarles el esfuerzo y las energías necesarias. En definitiva, centrarnos en nuestros puntos fuertes y eliminar todo lo que no funciona.
Sería interesante profundizar más sobre estos temas, ¿verdad? os animamos a buscar formación relacionada sobre gestión del tiempo o a dejarnos algún comentario sobre qué modelo se adapta más a vuestra forma de trabajar.
Ben, Educadictos e Grupo Femxa, meu método consiste en facer todo aquello que me gusta, me interesa me fai feliz e me apasiona. Servíndome para desenrolarme como PERSOA, ÚNICA E IRREPETIBLE.
Celebramos que así sexa, gracias por ler os nosos artigos.