delegacion de tareas
delegacion de tareas

Aprende a delegar y mejora tu productividad.

En muchas ocasiones los mandos intermedios son improductivos y crean cuellos de botella en las tareas del grupo que coordinan. Cuando su trabajo está sobredimensionado, lo ideal es delegar, y apoyarse en el equipo, sin embargo no es habitual que un líder lo haga, y menos de una manera óptima.

Si se ha  realizado un buen programa de comunicación, los integrantes del equipo tendrán información suficiente, confianza y preparación, pero no siempre es así; lo que lo que ocurre es que cuesta delegar, y suele estar causado por varios motivos:

– Falta de confianza en las personas del equipo.

– Ausencia de tiempo disponible para enseñar a los otros.

– Pararse a pensar quien nos puede ayudar.

 

Realmente estableciendo un buen proceso de delegación se obtienen varias ventajas:

– Disponer de más tiempo para dedicar a tareas prioritarias

– Disminuir el nivel de estrés

– Liberación de tareas cotidianas con la posibilidad de dedicar más tiempo a evaluar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Para llegar a conseguir estas ventajas se debe tener en cuenta que no todas las tareas son delegables, no cualquier persona puede hacer cualquier tarea y habrá que traspasar la tarea adecuadamente, es decir, enseñar correctamente su realización y no olvidarse de ella conforme se transfiere.

Teniendo en cuenta estos parámetros para un proceso completo de Delegar tareas se realizarían estos pasos:

  1. Escoger la tarea. Sólo suponen trabajos delegables aquellos que no supongan decisiones importantes, tareas relacionadas con supervisión y en general temas vinculados al perfil profesional, que no deben ser transferidos. También es un hecho a  tener en cuenta que si no se sabe hacer algo tampoco lo se debe traspasar.
  2. Designar a la persona adecuada. Se debe conocer perfectamente al equipo y resolver esta cuestión teniendo en cuenta no sólo los conocimientos sino también las destrezas y actitudes.
  3. Transferir la tarea: será preciso comunicarlo convenientemente, describir la tarea con detalle, ofrecer formación y apoyo, pedir compromiso, expresar confianza, y concretar unas fechas de seguimiento.
  4. Controlar y evaluar la delegación.

Para este último punto podría ser conveniente, en función de la complejidad de la tarea o de la cantidad de tareas delegadas entre varias personas, utilizar una herramienta de productividad. Trello puede ser una opción muy válida. Esta aplicación online genera tableros con etiquetas, es muy visual y permite ir modificando los distintos niveles de detalle en que se configuran estos tableros. Permite insertar comentarios y adjuntar documentos, por lo que resulta ideal para organizar un equipo de trabajo con varias personas trabajando en diferentes proyectos.

delegar con trello
Ejemplo de utilización de Trello

En general ha de tenerse en cuenta que no se delega la responsabilidad sobre la tarea, tan sólo su realización. El líder se hará responsable de su finalización y asumir tanto los buenos resultados, como los malos, felicitando en un caso o asumiendo las posibles equivocaciones como normales en un proceso de aprendizaje.

Os animo a que pongáis en práctica este sencillo proceso, tan útil para mejorar la productividad. El campo del liderazgo y de la gestión de recursos humanos es muy complejo y debemos ampliar nuestros conocimientos, espero haberos ayudado con este post.

¿Y vosotros… Practicáis la Delegación en vuestro equipo? ¿Lo hacéis adecuadamente? Permaneceré atento a vuestros comentarios.

Saludos

Sobre el autor

Chema Garcia

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